1. Objet
Les présentes conditions régissent la souscription, l’accès et l’utilisation de LawDesk App, ainsi que les services associés expressément inclus dans l’Abonnement souscrit. Toute utilisation du service est réservée aux professionnels agissant pour les besoins de leur activité.
Le périmètre opposable résulte de la version des présentes conditions acceptée lors de la commande, complétée par le document de commande et, le cas échéant, par des conditions particulières. En cas de précision propre au Cabinet, le document accepté au moment de la souscription détermine le périmètre concerné.
2. Éditeur du service
LawDesk App est développé, édité et commercialisé par MILBRAND SOFTWARE, Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) au capital social de 1 000 €, dont le siège social est situé à 29 rue Michel Laval, 42000 Saint-Étienne, France, immatriculée sous le numéro SIREN 108 449 851au RCS de Saint-Étienne.
Les informations administratives à jour figurent également dans les mentions légales.
3. Définitions
- LawDesk App
- Le logiciel de gestion de cabinet et les fonctions associées comprises dans l’Abonnement.
- Éditeur
- MILBRAND SOFTWARE, éditeur et cocontractant du Cabinet pour LawDesk App.
- Cabinet
- Le client professionnel qui souscrit LawDesk App pour son organisation.
- Administrateur du Cabinet
- L’Utilisateur habilité à gérer le paramétrage, les comptes et les droits du Cabinet.
- Utilisateur
- Toute personne physique autorisée par le Cabinet à accéder à LawDesk App avec un compte nominatif.
- Abonnement
- L’offre LawDesk App souscrite, pour la durée, les comptes, options et modalités convenus.
- Données du Cabinet
- Les données, contenus et documents saisis, importés, reliés ou traités pour les besoins du Cabinet.
4. Description du service
Selon les fonctionnalités activées, LawDesk App permet notamment d’organiser les clients et contacts, dossiers, agendas, tâches, documents, communications, diligences, facturation, rôles et processus internes du Cabinet. Des intégrations externes et des fonctions d’assistance par intelligence artificielle peuvent compléter ce périmètre lorsqu’elles sont disponibles et configurées.
L’Éditeur peut faire évoluer l’interface, les parcours et les fonctions dans le cadre du développement, de la maintenance et de la sécurité du produit. Ces évolutions n’ont pas pour objet de supprimer arbitrairement les fonctions essentielles attachées à l’offre souscrite pendant la période en cours.
5. Accès au service et comptes utilisateurs
Le Cabinet dispose d’au moins un compte administrateur et crée les comptes nominatifs nécessaires dans la limite de l’offre souscrite. Il attribue les rôles et habilitations, les revoit lorsque l’organisation change et retire sans délai les accès devenus inutiles.
- Un compte ne doit pas être partagé entre plusieurs personnes de manière abusive.
- Chaque Utilisateur protège ses identifiants et les moyens d’authentification associés.
- Le Cabinet informe rapidement l’Éditeur de toute compromission avérée ou suspectée.
- L’authentification multifacteur peut être recommandée ou imposée selon le compte, l’intégration ou le niveau de risque constaté.
6. Offres, utilisateurs et souscription
L’Abonnement peut être mensuel ou annuel et comprendre un nombre défini d’Utilisateurs, des utilisateurs supplémentaires facturables et des options. Les tarifs et éléments applicables sont ceux présentés lors de la commande sur le site, dans une offre commerciale ou sur le canal de souscription retenu.
À la date de mise à jour des présentes conditions, l’offre Cabinet comprend trois Utilisateurs inclus, soit 2 avocats + 1 secrétaire inclus. Tout Utilisateur supplémentaire est facturé séparément au tarif communiqué lors de la commande ou de son ajout.
La souscription peut être réalisée directement auprès de l’Éditeur, par une plateforme de paiement telle que Stripe, par Microsoft Marketplace, au moyen d’une offre commerciale ou par un canal partenaire. Les règles propres au canal choisi peuvent compléter les modalités de commande et de paiement sans modifier le périmètre d’utilisation de LawDesk App sauf indication expressément acceptée.
7. Facturation et paiement
Sauf indication contraire, les prix sont exprimés hors taxes. Les taxes applicables sont ajoutées selon la réglementation et la situation du client. La périodicité, l’échéance et le moyen de paiement sont précisés lors de la commande. Les options et Utilisateurs ajoutés peuvent faire l’objet d’une facturation complémentaire ou d’une régularisation selon le canal utilisé.
En cas de défaut de paiement, l’Éditeur peut demander la régularisation des sommes dues et, après information préalable lorsque les circonstances le permettent, suspendre tout ou partie du service. Les pénalités et indemnités de recouvrement applicables sont celles prévues par les dispositions légales et les documents de facturation ou de commande en vigueur.
8. Durée, renouvellement et résiliation
L’Abonnement prend effet à la date indiquée lors de la commande ou de l’activation. Sa durée, son éventuel renouvellement et les modalités de résiliation dépendent de l’offre et du canal souscrits. Lorsqu’un renouvellement est prévu, les conditions de préavis ou de non-renouvellement sont communiquées avant la souscription.
La résiliation produit ses effets selon le calendrier convenu. Elle met fin aux droits d’utilisation à son échéance, sous réserve d’une éventuelle phase de lecture seule, d’export ou d’accompagnement à la réversibilité prévue par l’offre. Les conséquences financières et les modalités d’offboarding sont celles précisées dans les documents contractuels applicables.
9. Hébergement et stockage des données
LawDesk App peut être fourni selon une architecture Cloud, locale ou hybride. L’offre Cloud s’appuie notamment sur Microsoft Azure. Une installation locale repose sur l’infrastructure fournie et administrée par le Cabinet ou son prestataire, dans le respect des prérequis validés avec l’Éditeur.
Les documents peuvent rester dans un stockage choisi par le Cabinet, tel que SharePoint, OneDrive, Google Drive, un serveur de fichiers ou un partage SMB compatible. Sauf stipulation contraire, LawDesk App pilote alors l’accès aux documents sans devenir le service de stockage de référence. Les sauvegardes, droits, capacités et restaurations de cette GED restent sous la responsabilité du Cabinet et du fournisseur concerné.
10. Intégrations avec des services tiers
Le Cabinet peut activer des intégrations avec Microsoft 365, Microsoft Graph, Outlook, SharePoint, OneDrive, Google, des messageries, services SMS, solutions de téléphonie ou autres services externes compatibles. Leur utilisation suppose les comptes, licences, droits et consentements nécessaires.
Ces services sont exploités par leurs propres fournisseurs, qui peuvent faire évoluer leurs interfaces, conditions ou disponibilité. Une interruption ou restriction provenant d’un service tiers ne constitue pas automatiquement une défaillance imputable à l’Éditeur. Celui-ci peut adapter ou interrompre un connecteur devenu incompatible, dangereux ou non maintenable, en recherchant une information préalable lorsqu’elle est raisonnablement possible.
11. Fonctions d’assistance par intelligence artificielle
Les fonctions d’intelligence artificielle éventuellement proposées sont des outils d’assistance. Elles ne remplacent ni l’analyse professionnelle de l’avocat, ni sa connaissance du dossier, ni la validation humaine du contenu produit. Leurs résultats peuvent être inexacts, incomplets, inadaptés ou présenter des omissions.
- Chaque résultat doit être relu, vérifié et adapté avant tout usage professionnel.
- Ces fonctions ne constituent pas un conseil juridique fourni par MILBRAND SOFTWARE.
- L’envoi éventuel de données à un fournisseur d’IA dépend de la fonction activée, de la configuration et des choix validés par le Cabinet.
- Le Cabinet doit s’assurer que l’usage retenu respecte le secret professionnel et ses obligations.
12. Obligations du Cabinet
Le Cabinet demeure notamment responsable :
- des Données du Cabinet qu’il saisit, importe, relie ou communique et de leur licéité ;
- de ses traitements métier, de son organisation et des durées de conservation qui lui incombent ;
- des habilitations, affectations et usages de ses Utilisateurs ;
- de la sécurité de ses postes, comptes, réseaux et équipements hors du périmètre exploité par l’Éditeur ;
- de ses obligations professionnelles, déontologiques, comptables, fiscales et réglementaires ;
- de la vérification de ses actes, délais, décisions et communications professionnelles.
13. Confidentialité et secret professionnel
L’Éditeur traite avec confidentialité les informations auxquelles il peut accéder pour fournir, sécuriser ou maintenir le service. Les accès techniques sont limités aux personnes et finalités nécessaires, selon le principe du moindre privilège et les mécanismes effectivement disponibles dans l’environnement concerné.
Lorsqu’un diagnostic exige un accès aux Données du Cabinet, cet accès a vocation à être limité dans le temps, justifié, autorisé lorsque le processus le prévoit et tracé selon les capacités du service. Les accès permanents sans nécessité opérationnelle doivent être évités. Le Cabinet s’abstient de transmettre au support des données sensibles sans lien avec le diagnostic demandé.
14. Sécurité
L’Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables, adaptées au périmètre souscrit et aux risques identifiés. Les principes pris en compte comprennent notamment la séparation des cabinets dans l’environnement SaaS, la gestion contrôlée des accès, la journalisation utile à la sécurité, la protection des secrets et, lorsque l’infrastructure le permet, le chiffrement des échanges et des données prises en charge.
Les sauvegardes et protections diffèrent selon l’offre Cloud, locale ou hybride. Aucun système ne pouvant éliminer tout risque, le Cabinet participe à la sécurité par la gestion de ses comptes, terminaux, intégrations et stockages externes.
15. Données personnelles et RGPD
Pour les données nécessaires à la gestion de ses propres clients, commandes et obligations, MILBRAND SOFTWARE agit selon le rôle qui lui revient au regard de la réglementation. Pour les traitements de Données du Cabinet réalisés pour le compte de celui-ci dans LawDesk Cloud, l’Éditeur peut agir en qualité de sous-traitant, le Cabinet restant responsable du traitement métier.
Lorsque la réglementation l’exige, les instructions, mesures, sous-traitants ultérieurs, modalités d’assistance et de fin de traitement ont vocation à être précisés dans un accord de sous-traitance des données distinct. LawDesk App ne rend pas automatiquement le Cabinet conforme au RGPD. La politique de confidentialité décrit séparément les traitements du site public.
16. Sauvegarde, réversibilité et restitution
Les sauvegardes dépendent du mode d’hébergement et du périmètre souscrit. Pour une installation locale ou une GED externe, le Cabinet ou son prestataire reste responsable des sauvegardes, contrôles et tests de restauration relevant de son infrastructure. Les documents conservés par un fournisseur tiers restent soumis aux capacités et conditions de ce fournisseur.
En fin de contrat, le Cabinet peut demander l’export des données accessibles au moyen des fonctions disponibles ou selon une procédure convenue. Le format, le périmètre, les éventuels coûts, l’assistance et le calendrier d’offboarding sont précisés selon l’offre et la configuration. Aucun objectif chiffré de reprise ou de restauration ne s’applique sans engagement contractuel spécifique.
17. Maintenance et évolution du service
L’Éditeur assure la maintenance corrective et de sécurité du logiciel dans le périmètre de l’Abonnement. Des interventions planifiées peuvent être nécessaires pour maintenir ou faire évoluer le service. Une intervention urgente peut être engagée sans préavis complet lorsqu’elle est nécessaire pour traiter un risque, un incident ou une incompatibilité importante.
L’Éditeur recherche une information adaptée lorsque l’intervention est susceptible d’affecter l’usage du service. Aucun niveau de disponibilité ou délai de rétablissement chiffré n’est applicable en l’absence d’un engagement de service expressément accepté.
18. Support
Les canaux, horaires, priorités et délais de support dépendent de l’offre souscrite ou de la documentation associée. Le Cabinet fournit les informations raisonnablement nécessaires au diagnostic sans transmettre davantage de données confidentielles que nécessaire.
Lorsqu’un incident provient d’un service tiers, d’une licence externe, d’un poste, d’un réseau ou de l’infrastructure du Cabinet, sa résolution peut nécessiter l’intervention du fournisseur ou du prestataire concerné. L’Éditeur peut contribuer au diagnostic dans les limites du périmètre souscrit.
19. Propriété intellectuelle
LawDesk App, son code, sa structure, ses composants, sa documentation et ses éléments distinctifs restent la propriété de MILBRAND SOFTWARE ou de leurs titulaires respectifs. L’Abonnement confère au Cabinet un droit personnel, non exclusif et non transférable d’utiliser le service pendant sa durée, pour ses besoins professionnels internes et dans le périmètre souscrit.
Aucune cession du logiciel ou de son code source n’est réalisée. Les Données du Cabinet et ses documents restent sous sa maîtrise ; leur hébergement ou leur traitement technique ne transfère aucun droit de propriété à l’Éditeur.
20. Responsabilité
LawDesk App est un outil de gestion et d’assistance à l’organisation. L’Éditeur ne fournit pas de conseil juridique au moyen du logiciel et ne se substitue pas à l’avocat dans l’exercice de sa profession. Le Cabinet reste seul responsable de ses actes, décisions, délais, écritures, contrôles et communications.
Les suggestions produites par une fonction d’IA doivent être vérifiées avant utilisation. Les services tiers restent placés sous la responsabilité de leurs fournisseurs pour leur propre exploitation. La responsabilité de chaque partie est appréciée selon le contrat, la cause du dommage et les règles légales applicables, sans qu’un plafond financier non validé soit fixé par les présentes conditions.
21. Suspension du service
L’Éditeur peut suspendre tout ou partie du service en cas de défaut de paiement non régularisé, risque de sécurité, usage abusif, violation grave des présentes conditions ou nécessité technique urgente. Une information préalable et un délai raisonnable de régularisation sont recherchés lorsque la situation le permet.
En cas d’urgence de sécurité, la suspension peut être immédiate et limitée au périmètre nécessaire. Elle n’entraîne pas, par elle-même, la suppression immédiate des Données du Cabinet.
22. Fin de contrat et suppression des données
À la fin de l’Abonnement, les accès peuvent être désactivés ou placés temporairement en lecture seule selon l’offre et la procédure d’offboarding. Le Cabinet organise avant l’échéance l’export ou la restitution des données dont il souhaite conserver une copie.
Les données sont ensuite supprimées ou anonymisées à l’issue de la période prévue par les documents contractuels, l’accord de sous-traitance ou les obligations légales applicables. Aucune durée uniforme de conservation après contrat n’est promise tant qu’elle n’a pas été définie pour l’offre concernée. Les documents stockés dans une GED tierce restent gérés dans cette GED par le Cabinet.
23. Modification des conditions
L’Éditeur peut publier une nouvelle version des présentes conditions pour tenir compte d’une évolution du service, du modèle commercial, de la réglementation ou des mesures de sécurité. Chaque version indique son numéro et sa date de mise à jour.
En cas de modification substantielle affectant un Abonnement en cours, le Cabinet est informé par un moyen adapté avant son entrée en vigueur lorsque cela est requis. Les modalités applicables à la période en cours tiennent compte du document de commande et des règles légales applicables.
24. Droit applicable et litiges
Les parties recherchent d’abord une solution amiable à tout différend relatif à la souscription ou à l’utilisation de LawDesk App. La loi applicable et toute éventuelle attribution conventionnelle de compétence sont celles indiquées dans le document de commande ou les conditions particulières acceptées. À défaut de stipulation validée, les règles légales de droit applicable et de compétence juridictionnelle déterminent la juridiction compétente.
25. Contact
Toute question relative aux présentes conditions, à une souscription ou à la fin d’un Abonnement peut être adressée à MILBRAND SOFTWARE, 29 rue Michel Laval, 42000 Saint-Étienne, France, ou par e-mail à contact@lawdesk.fr.
